Datenschutzinformationen für Mandanten

I. Informationen zum Datenschutz (Notarin Silvia Risken)

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen als Mandant einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte.

Wenn Sie als unser Mandant keine natürliche Person sind, leiten Sie diese Information bitte an die Personen weiter, deren personenbezogene Daten wir verarbeiten, weil sie unsere Ansprechpartner sind oder auf Dokumenten, wie Rechnungen und Urkunden, erwähnt werden.

VERANTWORTLICHER DER DATENVERARBEITUNG, KONTAKT

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bin ich, Notarin Silvia Risken mit Amtssitz in Sassenberg. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an mich oder an meinen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

	Verantwortliche	Datenschutzbeauftragter
Anschrift	Notarin Silvia Risken Am Drostengarten 1 48336 Sassenberg	Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH Körnerstraße 45 58095 Hagen
Telefon	02583 940 520	02331 356832-0
Telefax	02583 940 522	02331 356832-1
E-Mail	datenschutz@klaucke-risken.de	datenschutz@gdi-mbh.eu

GENUTZTE DATEN UND HERKUNFT

Wir verarbeiten Daten, die Sie uns übermitteln oder die wir im Rahmen der jeweiligen Amtshandlung oder mit Ihrer Erlaubnis von Dritten, z.B. von durch Sie beauftragten Rechtsanwälten, Maklern oder Kreditinstituten, erhalten haben.

Insbesondere werden folgende personenbezogenen Daten und Kategorien von Daten, für die unter Ziffer 3 genannten Zwecke verarbeitet:

Daten zu Ihrer Person [Vorname, Nachname, Anschrift, Telefonnummer, E-MaiI-Adresse, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Registernummern)
Daten zu von Ihnen vertretenen Personen [Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Verwandtschaftsverhältnis, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Registernummern)
Inhalt von zu beurkundenden Erklärungen
Daten im Zusammenhang mit Verträgen [Z.B. bei Grundstückskaufverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer, wenn erforderlich Angaben zu Ihrer familiären Situation oder Ihrer Vermögenslage oder andere sensible Daten wie Gesundheitsdaten)
Zahlungsinformationen wie Bankverbindung oder Daten für internetbasierte Zahlungsdienste
Steuernummern
Rechtbeziehungen zu Dritten (Z.B. Aktenzeichen, bei Darlehensverträgen Angaben zu Konto- oder Kreditnummern)

ZWECK DER VERARBEITUNG, RECHTSGRUNDLAGE

3.1 IM RAHMEN DER WAHRNEHMUNG EINER UNS ÜBERTRAGENEN AUFGABE, DIE IM ÖFFENTLICHEN INTERESSE LIEGT ODER IN AUSÜBUNG ÖFFENTLICHER GEWALT ERFOLGT [ART. 6 ABS. 1 BUCHST. E DS-GVO)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung der notariellen Tätigkeit entsprechend den Amtspflichten. Insbesondere zur Erstellung von Urkundenentwürfen, zur Durchführung von Beratungen und zur Beurkundung, zum Vollzug von Urkundengeschäften und zur Erstellung von Gebührenrechnungen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich.

3.2 IM RAHMEN DER INTERESSENABWÄGUNG [ART. 6 ABS. 1 BUCHST. F DS-GVO)

Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Das kann insbesondere zu folgenden Zwecken erfolgen:

Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Mandantenbetreuung
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vermeidung von Rechtsrisiken). Soweit der konkrete Zweck es gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.

3.3 EINWILLIGUNG [ART. 6 ABS. 1 BUCHST. A DS-GVO)

Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018 erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Ein Widerruf kann an die unter Ziffer 1 benannte Stelle erfolgen.

3.4 AUFGRUND GESETZLICHER VORGABEN [ART. 6 ABS. BUCHST. C DS-GVO)

Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, bestimmte Datenverarbeitungen durchzuführen (Z.B. die für die Notare geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen nach der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz).

ÜBERMITTLUNG VON DATEN

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Die unter Ziffer 2 genannten Daten werden an staatliche Stellen übermittelt, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht bzw. Sie zu dieser Übermittlung Ihre Einwilligung erteilt haben. Solche Stellen können insbesondere die Finanzbehörden, die Registergerichte, das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister sowie die Notarkammer sein. Innerhalb unseres Hauses erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer verträglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Weiterhin können personenbezogene Daten zum Zwecke der Auftragsbearbeitung übermittelt werden, insbesondere an Steuerberater und IT-Dienstleister. Dies ist zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten (vgl. Ziffer 3) erforderlich. Darüber hinaus können von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO), insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster sowie die NotarNet GmbH, Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten.

DAUER DER SPEICHERUNG / LÖSCHUNG

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Vertragsabwicklung. Danach erfolgt grundsätzlich nach Ablauf von 2 Jahren die Löschung. Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch [HGBJ und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre betragen. Dies gilt für verträgliche und andere Daten des Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und uns.

Für notarielle Urkunden und andere Dokumentationen aus den notariellen Angelegenheiten gelten längere Aufbewahrungsfristen aus der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) und nach dem § 50 Abs. l der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse [NotAktVV), und zwar:

100 Jahre für Urkundenverzeichnis. Elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung
30 Jahre für papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis und Generalakten
7 Jahre für Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste und Nebenakten, wobei der Notar spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen kann, Z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften getroffen werden.

DRITTLANDÜBERMITTLUNG VON DATEN

Wir beabsichtigen nicht, personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln. Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) nur dann, soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Buchführung, Verwaltung) ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Soweit wir uns zur Durchführung unseres Vertragsverhältnisses Software von Anbietern mit Sitz in Drittstaaten oder Software von Anbietern mit Subunternehmern/Dienstleistern in Drittstaaten bedienen, können -je nach Verarbeitungszweck – Ihre Daten oder Teile Ihrer Daten in Drittstaaten [z. B. in die Vereinigten Staaten von Amerika) übermittelt werden.

Wir weisen darauf hin, dass mit Wegfall des EU-US-Privacy Shields derzeit für die Vereinigten Staaten ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission i. S. d. Art. 45 Abs. 3 DS-GVO für ein ausreichendes Datenschutzniveau fehlt. Daher haben wir mit den eingesetzten Dienstleistern/Anbietern zum Schutz Ihrer Daten von der EU-Kommission erlassene Standarddatenschutzklauseln i. S. d. Art. 46 Abs. 2 lit. cj DS-GVO abgeschlossen. Ferner haben einige unserer Dienstleister für deren Unternehmensinterne von der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigte verbindliche interne Datenschutzvorschriften [BORJ im Sinne des Art. 47 DS-GVO implementiert.

BESTEHENDE DATENSCHUTZRECHTE

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, §19 BDSG).

DATENNUTZUNG ZUR PROFILBILDUNG, AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling”).

PFLICHT ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN

Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie uns jedoch die Daten, die für die Abwicklung des Amtsgeschäfts und der begehrten notariellen Tätigkeit notwendig sind, sowie die Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen bei und nach dieser Tätigkeit erheben und verarbeiten müssen, nicht zur Verfügung stellen, werden wir die Vornähme des Amtsgeschäfts in der Regel ablehnen müssen.

WIDERSPRUCHSRECHT NACH ART. 21 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. l lit. f) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktmöglichkeiten.

Stand: 31.03.2023

II. Informationen zum Datenschutz (Rechtsanwaltskanzlei Klaucke § Risken)

Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Beauftragung einer unserer Rechtsanwält/innen ist die Kanzlei Klaucke § Risken, Rechtsanwalt Florian Klaucke und Rechtsanwältin Silvia Risken, Am Drostengarten 1 in 48336 Sassenberg. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an uns wenden, und zwar wie folgt:

	Verantwortliche
Anschrift	Kanzlei Klaucke § Risken Am Drostengarten 1 48336 Sassenberg
Telefon	02583 940 520
Telefax	02583 940 522
E-Mail	datenschutz@klaucke-risken.de

Welche Daten verarbeiten wir?

Wenn Sie uns mandatieren, erheben wir folgende Informationen:

Anrede, Vorname, Nachname,
eine gültige E-Mail-Adresse,
Anschrift,
Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können,
um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können,
zur Korrespondenz mit Ihnen,
zur Rechnungsstellung,
zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich.

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling”).

An wen geben wir Daten weiter?

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen.

Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Welche Rechte haben Sie?

WIDERSPRUCHSRECHT NACH ART. 21 DS-GVO

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an die Kanzlei Klaucke & Risken unter den oben genannten Kontaktmöglichkeiten.

Stand: 31.03.2023